1. Hệ thống Tổng đài IP (VoIP)

Đây là sự nâng cấp từ tổng đài điện thoại truyền thống, sử dụng hạ tầng mạng Internet có sẵn thay vì kéo dây điện thoại riêng biệt.

Ưu điểm: Miễn phí gọi nội bộ giữa các phòng, các chi nhánh. Có thể dùng điện thoại bàn IP hoặc cài app trên smartphone.
Phù hợp: Khách sạn cần sự chuyên nghiệp (điện thoại đặt tại phòng khách), văn phòng có nhiều phòng ban.
Thương hiệu phổ biến: Grandstream, Yeastar, Panasonic.

2. Tổng đài ảo (Cloud PBX)

Giải pháp này cực kỳ linh hoạt cho các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc văn phòng đại diện.

Cấu tạo: Không có phần cứng tổng đài tại văn phòng. Mọi thứ nằm trên Server của nhà cung cấp (FPT, Viettel, CMC…).
Cách vận hành: Nhân viên cài App (như Acrobits hoặc app riêng của nhà cung cấp) trên điện thoại cá nhân hoặc dùng IP Phone cắm mạng internet là dùng được ngay.
Ưu điểm vượt trội:
- Chống rớt cuộc gọi: Khi mất điện tại văn phòng, cuộc gọi vẫn tự động chuyển hướng vào di động của nhân viên.
- Chi phí đầu tư thấp: Không mất tiền mua server tổng đài, chỉ trả phí thuê bao hàng tháng.

Dành cho bộ phận di chuyển liên tục như Bảo vệ, Buồng phòng, Kỹ thuật hồ bơi/sân vườn.

Điểm khác biệt với bộ đàm thường: Bộ đàm kỹ thuật số cho âm thanh trong trẻo, không bị rè nhiễu khi ở gần các thiết bị điện tử hoặc trong thang máy.
Tính năng đặc biệt:
- Gọi nhóm hoặc gọi riêng: Có thể thiết lập để nhóm Bảo vệ nói chuyện riêng, nhóm Buồng phòng nói chuyện riêng, hoặc quản lý gọi cho tất cả.
- Nút báo động khẩn cấp (Panic Button): Khi có sự cố, nhân viên nhấn nút, tất cả các bộ đàm khác sẽ đổ chuông báo động.
- Chống nước/Chống va đập: Rất quan trọng với môi trường resort ven biển hoặc khu vực đồi núi Lâm Đồng.

Dành cho các villa cao cấp hoặc khách sạn có yêu cầu bảo mật cao.

Cấu tạo: Nút nhấn có camera tại cổng/sảnh và màn hình hiển thị trong phòng.
Vận hành: Khách nhấn chuông, hình ảnh sẽ truyền về máy tính lễ tân hoặc điện thoại của quản lý. Lễ tân có thể đàm thoại và nhấn nút mở khóa điện tử từ xa cho khách vào.
Tích hợp: Có thể tích hợp thẳng vào hệ thống Tổng đài IP (mục 1) để dùng điện thoại bàn mở cửa.